Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

про яку йшлося вдома за вечерею, — куди й коли поїхати, чим там зайнятися, як підготуватися до мандрівки тощо. Або вам з керівником потрібно ухвалити рішення щодо реорганізації структурних підрозділів компанії, яку плануєте запустити. Чи вам необхідно пригадати всі нюанси справи з покупцем, якому зібралися зателефонувати. Це «проектне планування» в широкому сенсі. Воно зосереджується на окремому питанні, ситуації чи людині й показує, які ідеї, деталі, пріоритети та порядок дій потрібні щодо їх опрацювання на даний момент.

Мета вертикального та горизонтального керування однакова: звільнити ваш мозок від справ і завершити їх. Ефективне керування діями дає вам відчуття комфорту і контролю в усіх сферах роботи й життя. Належне ж фокусування на проекті прояснює його бачення разом з усіма особливостями й нюансами.

Основне перетворення: очистити голову від усього

Якщо ви тримаєте все в мозку, не існує способу досягти розслабленого контролю, про який я пишу. Ви побачите, що окремі риси поведінки, описані в цій книжці, вам уже притаманні. Але велика відмінність між моїми діями та діями інших полягає в тому, що я охоплюю та організовую сто відсотків справ за допомогою об’єктивних інструментів у руках, а не в голові. І це стосується всього — значущого чи дрібного, особистого чи фахового, термінового чи ні. Всього.[8]

 Існує обернено пропорційна  залежність між тим, скільки часу ви думаєте про справу,  і тим, наскільки швидко вона просувається.

Я певен, що з вами вже таке траплялося: дійшовши до певного етапу в проекті чи в житті, ви сідали і складали список. Як наслідок — відчували, що дещо більше зосереджені й тримаєте ситуацію під контролем. Якщо так, то ви розумієте, про що я кажу. Зовні у вашому світі нічого не відбувалося, та все ж ви почувалися краще. А істотно змінювалося те, у який спосіб ви взаємодіяли зі світом. Так завжди трапляється, коли ви більше не тримаєте потенційно значущі речі в голові. Проте більшість людей вдається до складання списків лише тоді, коли негаразди стають нестерпними і змушують щось чинити. Але зазвичай вони вносять до переліку лише ті конкретні питання, які наразі їх турбують. Та якщо ви діятимете так з усіма аспектами ваших поточних справ на роботі та в житті, причому повсякчас (а не лише, коли «припече»), ви керуватимете всім у стилі «свідомість, як вода». З мого досвіду випливає: цей процес завжди розширює життєві перспективи та поліпшує враження. Навіщо чекати?

Немає жодної причини думати про одне й те саме двічі, хіба якщо вам подобається цей процес.

Я завжди намагаюся інтуїтивно обрати варіант з-поміж наявних, замість того, щоб думати, якими ці варіанти є. Я заздалегідь усе обміркував і занотував результати у надійний спосіб. Не хочу гаяти час на обмірковування справ більше, ніж один раз. Це неефективна трата творчої енергії та джерело розчарувань і стресів.

Будь-які завдання на кшталт «зробив би, якби...», «міг би виконати», «повинен завершити», що зберігаються лише в свідомості, цілодобово чинять нераціональний тиск, якого неможливо позбутися.

Ви не можете ухилитися від цього розумового процесу. Ваш мозок працюватиме над будь-чим, що залишається невирішеним. Однак доведено, що така круговерть у вашому мозку знижує здатність думати і діяти, до того ж він охоплює обмежене коло невирішених справ, інакше дійдете до нервового зриву.

Частина мозку з короткочасною пам’яттю — та, що зберігає всі невиконані, невирішені та невпорядковані справи, — працює на кшталт RAM (оперативної пам’яті) у комп’ютері. Ваша свідомість, як монітор комп’ютера, є інструментом для зосередженості, а не місцем для зберігання. Одночасно ви можете думати про дві-три речі. Але незавершені справи все одно зберігаються у короткочасній пам’яті. І подібно до RAM, її місткість обмежена. Щоб частина мозку функціонувала на високому рівні, він має пам’ятати лише про незначну кількість речей. Більшість же людей живе з RAM, що тріщить по швах. Їх постійно щось відволікає, їхня увага розпорошена, а дієздатність знижена внаслідок розумового перевантаження. Нещодавні дослідження, що вивчали пізнавальні процеси, підтвердили цей факт. Продемонстровано, що наші розумові процеси потерпають під тягарем усіх справ, за виконання яких ми взялися без створення надійного плану чи системи.[9]

Приміром, за останні кілька хвилин ваші думки відволікалися на те, що не має нічого спільного з написаним тут? Можливо. І найімовірніше, мозок звернувся до певного відкритого питання чи незавершеної ситуації. Ця ситуація просто випірнула з короткочасної пам’яті й заволала до вас зсередини. І що ви з нею чинили? Якщо ви її не записали та не впорядкували в надійну систему, до якої незабаром звернетеся, напевне посилилася ваша стурбованість або зросло напруження. Не найефективніша поведінка: жодного прогресу, натомість збільшився стрес.

Важко боротися з ворогом, який спорудив форпост у вашій голові.

— Саллі Кемптон

Суттєва проблема полягає в тому, що мозок нагадує вам про речі тоді, коли ви не можете нічого з ними вдіяти. Він не відчуває минулого чи майбутнього: щойно ви скажете собі, що потрібно щось зробити, і закарбуєте це лише в голові, частина мозку вважатиме, що ви повинні це виконувати повсякчас. Розум гадає, що впоратися зі справою слід негайно, вже зараз. Отож якщо ви позначите дві справи до виконання лише в голові, ви запрограмуєте себе на невдачу, бо не зможете впоратися з обома одночасно. Це породжує всепроникний чинник стресу, джерело якого неможливо визначити.

Більшість людей перебувають у такому розумовому стресі постійно і так довго, що вони вже його не помічають. Це як сила тяжіння, що завжди існує, але ми не відчуваємо її тиску. Значна частина людей усвідомлять величину пресингу лише тоді, коли позбудуться його і помітять, наскільки краще вони почуваються. Це можна порівняти з тривалим гамором у кімнаті, який ви відчуєте, щойно він припиниться.

Чи реально позбутися стресу та гамору? Ще б пак! Далі поясню, як цього досягти.

Розділ 2 

Тримати життя під контролем: п’ять кроків керування робочим процесом

Ключ до оволодіння мистецтвом спокою та контролю — це метод п’яти кроків керування робочим процесом. Незалежно від обставин ми проходимо п’ять окремих етапів, коли вирішуємо завдання в житті чи на роботі, отримуємо нову інформацію або змушені щось змінювати. Процес контролювання справ, байдуже, стосуються вони кухні чи фірми, охоплює ці п’ять стадій. Кожному з цих окремих аспектів притаманні свої вправи та інструменти, які мають працювати сукупно для досягнення чудового продуктивного стану легкого подолання всіх складнощів.