Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

3. Відкладіть. Якщо на дію витратиться більше двох хвилин, але виконувати її маєте саме ви, відкладіть її і внесіть до одного чи кількох переліків першочергових дій.

Процес організації

Зовнішнє коло схеми організації робочого процесу зображує вісім окремих категорій нагадувань і матеріалів, які з’являться після опрацювання всіх справ. Разом вони утворюють загальну систему організації будь-чого, над чим ви працюєте чи можете зіткнутися надалі.

Бути організованим означає: все перебуває там, де зручно саме вам.

Для пунктів, які не потребують дій, можливими категоріями є сміття, відкладені справи та довідкові матеріали. Якщо у певній справі дій не вимагається, ви викидаєте її, записуєте до «файла-штурханця», щоб згодом до неї повернутися, або зберігаєте так, аби легко відшукати матеріал, коли він знадобиться. Щоб керувати справами, потрібні: перелік проектів, місце для зберігання або папка з файлами для проектних планів і матеріалів, календар, список нагадувань про першочергові дії і перелік нагадувань про очікувані події.

Усі ці організаційні категорії мають фізично втілитися у певному вигляді. Коли я кажу про «списки», то маю на увазі набір нагадувань, які легко переглядати. Це можуть бути переліки в блокноті, в комп’ютерній програмі, чи навіть просто папка з файлами, де кожен список вкладено окремо. Наприклад, перелік поточних проектів можна зберігати у блокноті з відривними аркушами, в категорії «Завдання» в спеціальному цифровому додатку, або це може бути папка з файлами з ярликом «Список проектів». Відкладені нагадування (як-от «Після 1 березня зв’язатися з бухгалтером з приводу зустрічі») варто вкласти до паперового «файла-штурханця», до системи файлів з відділеннями по днях або занести до цифрового календаря.

Проекти

Проект для мене означає бажаний результат, який досяжний упродовж року і потребує більше однієї дії. Тобто деякі дрібні справи, які б ви зазвичай не назвали проектами, буде також внесено до вашого списку проектів разом зі значущими. Адже якщо справу неможливо виконати в один етап, слід ставити щось на кшталт віхи, позначки, щоб повернутися і завершити її. Якщо нагадування про це ви нікуди не занотуєте, воно знову потрапить у ваш мозок. Я обмежую тривалість проектів одним роком, оскільки все, що ви зобов’язалися виконати, потребує щотижневого перегляду для контролю над справами. Це все можна записати і в інший спосіб — у вигляді переліку відкритих питань, незалежно від їхнього обсягу.

Фрагмент списку проектів

Найняти нового фахівця з управління персоналом

Взяти у серпні відпустку

Зняти персонал з виробництва

Видати книжку

Завершити оновлення комп’ютера

Оновити заповіт

Закінчити розробку бюджету

Доопрацювати пропозицію щодо нового продукту

Ознайомитися з новою програмою керування стосунками з клієнтами

Знайти агента з реклами

Посадити сад навесні

Знайти джерела для відеопроекту

Скласти розклад конференцій на наступний рік

Доопрацювати трудові угоди

Змонтувати нове освітлення на ґанку

Придбати новий стіл на кухню

Записати Марію в середню школу

Проекти не варто записувати у певному порядку, за обсягом чи пріоритетом. Вони просто мають бути у зведеному списку, який ви регулярно переглядатимете, щоб упевнитися, що для кожного з них визначено наступні кроки.

Ви насправді не виконуєте проект, ви виконуєте окремі покрокові дії стосовно нього. Коли буде достатньо правильних дій, найімовірніше, вималюється ситуація, що збігатиметься з вашим початковим уявленням результату настільки, що ви зможете назвати проект «виконаним». Список проектів — це поєднання фінішних прямих, які ми накреслюємо, аби продовжувати рух на всіх напрямках.

Можна розсортувати проекти на підкатегорії, залежно від різних сфер вашої зосередженості, але створення початкового єдиного списку полегшить налаштування вашої системи, коли ви звикнете користуватися цим списком.

Матеріали для проекту

Для багатьох проектів ви відберете відповідну інформацію, яку потрібно впорядкувати за темою або назвою проекту. Ваш список проектів буде просто показником. Усі деталі, плани та додаткову інформацію, яка знадобиться вам у роботі над різними проектами, слід тримати в окремих папках з файлами або затискачами, комп’ютерних документах чи блокнотах.

Допоміжні матеріали та файли з довідковою інформацією. Коли ви впорядкуєте додаткові матеріали проекту за темами, переконаєтеся, що вони дуже схожі на ваші довідкові матеріали і їх можна зберігати за такою ж системою (наприклад, файл «Весілля» можна тримати разом із загальними довідковими матеріалами). Єдина відмінність полягає в тому, що стосовно активних проектів додаткові матеріали ви переглядатимете частіше, щоб вчасно визначати всі необхідні дії.

Зазвичай я раджу людям не тримати допоміжні матеріали весь час перед очима. Якщо у вас під рукою є надійна робоча система зберігання довідкових файлів, то ви побачите, що це найлегший спосіб їхньої організації. Звісно, іноді зручніше мати її перед очима, особливо коли ви працюєте над терміновим проектом і вам потрібно переглядати довідкові файли по кілька разів на день. Для такої роботи з паперами є чудові затискачі з дроту або пластикові лотки.

Хоч як парадоксально це звучить, але цифровий світ водночас і спростив, і ускладнив організацію додаткових і довідкових матеріалів. Можна дуже легко і швидко зібрати і скопіювати інформацію, але вирішити, де її тримати, буває складно, оскільки можливих місць забагато й існують незліченні способи зберігання даних доступними для нас самих і для інших. Найкращий варіант — зробити свої цифрові довідкові матеріали простішими і за необхідності упорядковувати їх.

Категорії наступних дій

Як показано на схемі, ухвалення рішення щодо наступних дій є центральним елементом організації робочого процесу. Це має бути першочерговим видимим фізичним кроком, без винятків, для кожного відкритого питання.

Будь-які дії, що потребували менше двох хвилин, та інші, які ви вже виконали, не варто відстежувати; їх реалізовано. Простежувати потрібно кожну дію, яка має відбутися в конкретний час або день (позначте це на вашому календарі); також ті дії, які треба виконати якнайшвидше (внесіть їх до списку першочергових), і ті, які виконають інші (додайте у список очікуваних дій).

Календар

Нагадування про необхідні дії підпадають під дві категорії: ті, що мають відбутися в конкретний час чи день, і ті, які потрібно виконати якнайшвидше. Календар знадобиться для першого типу нагадувань.

До календаря заносяться:

• дії з визначеним часом;

• дії з визначеним днем;

• інформація про конкретну дату.

Дії, визначені у часі. Це образна назва для зустрічей. Часто наступним кроком проекту є відвідини зібрання, яке організовується для його обговорення. Достатньо буде просто позначити це в календарі.

Дії з визначеним днем. Це речі, які потрібно зробити певного дня, але без прив’язки до