Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Все, що потребує виконання, варто регулярно переглядати, аби ваш мозок не намагався знову запам’ятовувати і нагадувати. Щоб ви могли довіряти квапливим та інтуїтивним рішенням стосовно нагальних справ, потрібно постійно робити це на вищому рівні. Як свідчить мій досвід тренінгів з тисячами клієнтів, щотижневий перегляд — це звичка, що стає важливим чинником успіху.

Усі списки проектів, планів дій, першочергових завдань, порядки денні, переліки відкладених справ і навіть дій, які ви виконаєте колись/можливо, слід переглядати раз на тиждень. Це додасть упевненості, що ваш мозок чистий, а всі відкриті питання за останні дні зібрано, з’ясовано та впорядковано.

У житті проблеми охоплюють широке коло інтересів, і той, хто думає лише над однією, не звертаючи уваги на інші, є просто мрійником, який не здатен керувати справами світового масштабу.

— Джеймс Фенімор Купер

Якщо ви належите до більшості людей, ви не раз переконувалися, що справи можуть виходити з-під контролю за декілька днів напруженого графіка. Це очікувано, але ситуація може погіршитися і в умовах нашого світу, що постійно перебуває на зв’язку. Ви не захочете відволікатися від нагальних справ, щоби підтримувати взірцеву чистоту. Але якщо вам закортить безтурботно розслабитися, найімовірніше, доведеться зважитися на генеральне прибирання й оновлювати списки раз на тиждень.

Тижневий огляд — це час, щоб:

• зібрати та опрацювати всі ваші справи;

• передивитися систему;

• оновити списки;

• підчистити все, з’ясувати і довести до кінця.

Скористайтеся мозком, щоб очистити його від справ.

Більшість людей не має повної системи, отож не отримує належної віддачі від перегляду справ усього з однієї причини: їхній огляд неповний. Вони підсвідомо відчувають, що щось прогаяли. Ось чому переваги від цілковитого втілення процесу зростають за експонентою: чим повнішою є система, тим більше ви їй довіряєте. А що більше покладаєтеся на неї, то більша у вас мотивація її використовувати. Тижневий огляд — це ключ до підтримання такого стандарту.

Здебільшого люди почуваються найкраще протягом тижня перед відпусткою, але це не тільки тому, що вони готуються відпочивати. Чим ви зайняті на останньому тижні перед мандрівкою? Підчищаєте, закриваєте, з’ясовуєте, організовуєте та переосмислюєте домовленості з собою та іншими. Ви робите все це, щоби потім відпочити, «бути присутніми» — на пляжі, на схилах, на грі в гольф, і щоб жодні думки не турбували вас. Я пропоную так чинити не раз на рік, а щотижня, щоб це відчуття «присутності» ввійшло до вашого повсякденного життя.

Процес ДІЇ

Основною метою керування робочим процесом є точний вибір діяльності у конкретний момент. Так, у понеділок о 10:33 рішення зателефонувати Сенді, завершити роботу над діловою пропозицією чи почистити вхідну пошту буде завжди інтуїтивним, але якщо ви правильно зорієнтовані, то почуватиметеся впевненіше щодо вашого вибору. Коли сподівання зміниться впевненістю у правильності ваших дій, це одразу сприятиме зростанню вашої енергії та ефективності.

Кожне рішення діяти є інтуїтивним. Ваше завдання — не сподіватися, що ви обрали правильне рішення, а вірити в це.

Три моделі вибору програми дій

Припустімо, що ви не ухиляєтеся від виконання справ через невпевненість або звичку відкладати їх на потім. Список дій, які не виконуються в конкретний момент, буде доволі широким. Тож як вирішувати, що робити, а що — ні, і при цьому почуватися спокійно?

Відповідь: довіряйте інтуїції. Якщо ви зібрали, з’ясували, організували та переглянули всі поточні зобов’язання, задійте свою інтуїцію на основі практичних думок стосовно робочих цінностей.

Існують три моделі, які допоможуть вам ухвалювати правильні рішення, що саме робити. Звісно, вони не дадуть вам відповіді — зателефонувати Маріо, надіслати електронного листа сину в школу чи просто поговорити з секретарем, — але сприятимуть розумному окресленню вибору. У таких справах прості схеми управління часом і пріоритетами не є панацеєю.

1. Модель з чотирма критеріями для вибору дії у конкретний момент

Як ви обираєте, що робити в середу о 15:22? Ви можете застосувати чотири критерії вибору в такій послідовності: контекст, доступний час, достатні сили і пріоритетність.

Перші три описують рамки, в яких ви зазвичай дієте, а четвертий критерій показує ієрархічне значення ваших дій.

Справ завжди буде більше, ніж ви можете впоратися з ними, а ви у змозі займатися лише однією справою у певний момент. Головне — почуватися так само добре стосовно того, що ви зараз не робите, як і щодо того, над чим ви наразі працюєте.

Контекст. Ваші можливості робити щось у конкретний момент обмежені. Лише обмаль завдань можна виконувати будь-де (наприклад, накидати чернетку з ідеями щодо проекту, коли папір і ручка під рукою), а більшість з них потребують певної локації (вдома, в офісі) чи робочого інструмента, такого як телефон або комп’ютер. Це перші чинники, які обмежують ваш вибір дій у конкретний момент.

Доступний час. Коли вам треба зробити щось іще? Якщо у вас за п’ять хвилин запланована зустріч, ви не зможете зайнятися тим, що потребує більше часу.

Достатні сили. Скільки енергії у вас наразі? Деякі дії потребують великих запасів свіжої творчої, розумової енергії. Для інших знадобиться фізична сила. У третьому випадку необхідно трішки і першого, і другого.

Пріоритетність. Зважаючи на контекст, достатні сили та час, яке заняття з усіх можливих варіантів принесе вам найбільшу винагороду? Ви в офісі з телефоном і комп’ютером, у вас є година, а запас енергії — приблизно 7,3 за 10-бальною шкалою. Ви зателефонуєте клієнтові, попрацюєте над робочою пропозицією, прочитаєте електронні листи чи зв’яжетеся з чоловіком/дружиною, щоб дізнатися, як у них справи?

Ось де вам слід скористатися інтуїцією і покластися на своє рішення. Для подальшого дослідження цього концепту розглянемо ще дві моделі ухвалення рішення, що є найважливішим для виконання.

2. Трискладова модель для визначення денної роботи

Коли ви впорядковуєте справи або загалом працюєте, то можете виконувати три різні види діяльності:

• робота, яку визначено заздалегідь;

• завдання, які щойно з’явилися;

• справи, визначені вами.

Виконання роботи, яку визначили заздалегідь. Коли ви зайняті такими завданнями, ви працюєте над тим, що зазначено у списку першочергових дій або в календарі, тобто виконуєте заплановане заздалегідь. Ви телефонуєте, кому необхідно, записуєте ідеї для мозкового штурму, відвідуєте зустрічі або готуєте список речей для обговорення з юристом.

Виконання роботи, яка щойно з’явилася. Часто справи з’являються несподівано, тож ви змушені або вирішуєте зайнятися саме ними. Приміром, ваш партнер бажає у вас в офісі обговорити запуск нового