Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Папки з файлами

Вам знадобиться багато папок з файлами. За необхідності їх можна зберігати на спеціальних вішаках. Найкраще добирати папки одного кольору — класифікація папок за кольорами лише ускладнює весь процес, і вона не варта цих зусиль. Ваша система довідкових документів має бути простою бібліотекою.[12]

Календар

Ви можете не записувати в календарі незавершені справи, однак знайдуться речі, які слід до нього занести. Як я зазначав раніше, календар не має містити списки справ для виконання, за допомогою нього краще відстежувати завдання, які потрібно виконати в певний день або певний час.

Багато фахівців сьогодні мають різні системи робочих календарів — від органайзерів з відривними аркушами, календарів на мобільних пристроях до програмного забезпечення, яким користуються всі в компанії.

Календар завжди був головним інструментом, на який люди покладаються у питаннях організованості. Це й справді важливий компонент у процесі управління певними видами даних, нагадувань про зобов’язання та інформацію, що стосується конкретного часу і дати. Існує багато нагадувань і даних, які ви захочете занести до календаря, але на цьому ви не зупинитеся: календар потрібно інтегрувати у всеосяжну систему, яка з’явиться у вас за умови втілення цього методу.

Вам цікаво, яким видом календаря найкраще користуватися. Я опишу це детальніше у наступному розділі. Поки що послуговуйтеся тим, який у вас є. Щойно ви опануєте системний підхід, вам самим захочеться перейти до іншого, досконалішого інструменту.

Сміттєві кошики

Втілюючи цей процес, ви будете опрацьовувати багато справ, тож приготуйтеся і до того, що у вас з’явиться більше сміття. Деякі керівники, яких я тренував, ставили великі баки для сміття одразу за дверима кабінету. У дні нашої спільної роботи це було вельми доречно!

Чи потрібен вам органайзер?

Потрібен вам органайзер чи ні, а якщо так, то який, залежить від багатьох чинників. Чи користувалися ви вже якимись засобами управління списками та підручною довідковою інформацією? Як, на вашу думку, мають виглядати нагадування про завдання, порядок денний і проекти? Де і як часто вам потрібно їх переглядати? Оскільки в голові це все тримати незручно, очевидна необхідність організовувати свої справи зовнішніми засобами. Ви можете керувати всім у нетехнологічний спосіб, зберігаючи різні аркуші паперу в папках. Можна користуватися паперовим блокнотом чи планувальником або його цифровим аналогом. Чи можна ці засоби поєднувати?

Щойно ви знатимете, як опрацьовувати інформацію та що організовувати, вам потрібно буде створювати і впорядковувати списки.

Усі нетехнологічні засоби, перераховані вище, використовуються у різноманітні способи для збору, опрацювання та впорядкування. Для збирання інформації вам знадобляться лоток і перший-ліпший аркуш паперу. В міру того, як ви опрацьовуватимете лоток із вхідною документацією, виконаєте всі справи, що потребують менше двох хвилин, а для цього вам стануть у пригоді стікери, степлер і скріпки. Журнали, статті, паперові звіти та документи, які треба читати більше двох хвилин, підуть до іншого лотка. Найімовірніше, у вас залишиться ще багато документів, які слід сховати у папки з файлами. Решту — документація щодо проектів, календарні записи, нагадування про завдання, поточні події та події, на які ви очікуєте, — потрібно буде укласти в списки чи розділити на групи схожих між собою даних.

Списки можна опрацьовувати без допомоги технологій. Аркуші паперу складаються до папок (наприклад, записки із зазначенням, кому потрібно зателефонувати, в папку «Дзвінки», рахунки на оплату — в папку чи лоток «Сплатити»). Ці завдання можна впорядкувати іншим чином, приміром, складаючи їх у переліки на аркушах блокнота чи планувальника з відривними аркушами (сторінка «Дзвінки»). І, звісно, можна використовувати цифровий підхід (категорія «Дзвінки» у розділі завдань програмного додатка).

Окрім зберігання довідкового матеріалу (контактної інформації), більшість організаційних інструментів можна використовувати для створення списків. (Ваш календар і є переліком із нагадуваннями про завдання, записані у хронологічному порядку, з датою та часом.)

Одним із найкращих засобів підвищення продуктивності є використання організаційних інструментів, які вам справді подобаються.

Від кінця XX століття на ринку пропонують тисячі різноманітних органайзерів — від звичайних щоденників до складніших планувальників з полями для вписування щоденних завдань, графіка зустрічей, витрат, нотаток до використання блокнотів Молескін і цифрових додатків з тайм-менеджменту.[13]

Чи впроваджували б ви процес GTD з інструментами, якими користуєтеся наразі, чи вам би хотілося спробувати щось нове? Відповідь: застосовуйте ті інструменти, які допоможуть вам змінити поведінку для належного виконання всіх завдань. Тут варто враховувати і фактори продуктивності. У вас багато цифрової інформації, яку зручніше відстежувати за допомогою цифрових технологій? Вам потрібен паперовий календар, щоби швидко позначати та коригувати всі домовленості? Який спосіб нагадування про важливі дзвінки для вас був би найкращим, особливо коли ви постійно пересуваєтеся? І так далі. Існують також чинники естетики та задоволення. Найкращі планування та оновлення виходили саме тоді, коли я користувався (читайте — грався) смартфоном, очікуючи на замовлену вечерю в ресторані.

Як що ваша довідкова система не впорядкована, це може блокувати весь робочий процес, що в свою чергу спричинює хаос житті.

Однак пам’ятайте, що застосовувані вами інструменти не забезпечать продуктивності без стресу. Її створюєте саме ви, реалізовуючи метод GTD. Втілена структура буде надзвичайно важливою для здійснення процесу, але вона його не замінить. Гарний молоток не зробить теслю вправним, але вправний тесля завжди бажатиме мати гарний молоток.

Коли ви вирішуєте, чи користуватися організаційними інструментами, а якщо так, то якими саме, не забувайте, що насправді вам потрібно керувати своїми списками. Вам необхідно мати можливість створювати списки на ходу, відтак з легкістю і за потреби їх переглядати. Коли ви знатимете, що саме вносити до списків та як ними користуватися, засоби не гратимуть важливої ролі. Прагніть простоти, швидкості та задоволення.

Важливість системи зберігання інформації

Для всього процесу суттєвим чинником є проста і функціональна система зберігання довідкової інформації. Цю систему я оцінюю передусім, щойно ми починаємо працювати в офісі клієнта. Як я зазначав у розд. 2, недостатньо добре організована загальна довідкова система може бути найбільшою перепоною на шляху до втілення системи персонального управління. А для багатьох керівників, яких я навчав, довідкова система — одна з найкращих можливостей удосконалення. Це не тому, що зміст є дуже важливим або стратегічним, а тому, що його нагромадження спричиняє безлад у вашому фізичному та розумовому просторі. Якщо ви залишатимете потенційно придатний матеріал неопрацьованим і неорганізованим, він створюватиме виснажливий психологічний шум. Більше того, він може заблокувати весь робочий процес подібно до того, як засмічується стічна