Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Якщо відповідь на це запитання сформульовано, але справа все одно застрягла, настав час з’ясувати три речі: як виконувати, деталі виконання та перспективи (мозковий штурм). До мене часто звертаються клієнти, яким дали відносно чітко сформульоване завдання, наприклад: «Впровадити нову систему оцінки ефективності», але вони не просуваються вперед, оскільки не витратили кілька хвилин, щоб запропонувати ідеї стосовно можливих результатів.

Якщо мозковий штурм «зависає» (а це часто трапляється для нічим не обмеженого мислення), слід ретельно все оцінити й ухвалити рішення щодо критично важливих очікуваних результатів (організація). Це той випадок, коли неформальна нарада з обміну думками, на якій було висловлено безліч ідей, закінчується без жодного рішення щодо подальшої реалізації проекту.

Якщо ж план є, але справи просуваються мляво, хтось має проаналізувати кожен складник проекту стосовно того, що робити далі та хто за це відповідає? Одна директорка, яка протягом багатьох місяців відповідала за організацію масштабної щорічної конференції, спитала мене, як уникнути безсонних ночей, що вже траплялося з її командою перед дедлайном. Я попросив її зазначити бажані результати для окремих складників цього проекту і спитав: «Над якими з них можна працювати вже зараз?» Таких складників виявилося близько шести, і ми визначили першочергові дії для кожного з них. Тож проект було запущено вчасно, щоб запобігти повторенню минулорічного хаосу в останні хвилини.

Вам не потрібно докладати жодних нових зусиль для підвищення продуктивності та зниження рівня стресу — просто застосовуйте поліпшений набір системних форм поведінки.

У двох попередніх розділах я показав основні моделі того, як залишатися максимально продуктивним і зберігати контроль за мінімальних зусиль на двох основних рівнях роботи і життя: дії, до яких ми вдаємося, і проекти, ЯКІ виконуємо і які є джерелом більшості з цих дій.

Основні правила залишаються такими самими: ретельно збирайте всі ваші відкриті питання, попередньо обдумуючи кожне з них, і керуйте результатами за допомогою засобів організації, регулярного перегляду та дій.

Для всіх ситуацій із різними рівнями зобов’язань процес природного планування допоможе вам дістатися звідси і до фіналу. Використання цієї моделі з її п’ятьма фазами часто перетворює роботу на легшу, швидшу та продуктивнішу.

Плани змушують вас поринути з головою у справи, але ви маєте знайти шлях до їх вирішення.

— Вілл Роджерс

Ці моделі прості для розуміння та легкі у застосуванні. Використовуючи їх, ви досягнете вагомих успіхів. Вам не потрібно набувати жодних нових умінь — ви вже знаєте, як записувати завдання, чітко уявляти результати, визначати першочергові дії, систематизувати справи, переглядати їх та ухвалювати інтуїтивні рішення. Просто зараз ви здатні зосереджувати увагу на успішному розв’язанні проблем, влаштовувати мозковий штурм, організовувати ваші думки та здійснювати першочергові кроки.

Але просто знати все це ще недостатньо. Ви маєте можливість високопродуктивно працювати, тримати все під контролем і почуватися розслабленими, але ви ще не навчилися так жити. Тоді вам потрібен тренер, який проведе вас крок за кроком, поділиться досвідом, покаже відправні віхи та зручні прийоми на цьому шляху, аж доки не закріпиться ваш новий, продуктивний стиль роботи.

Це все ви знайдете у частині II.

Частина II

Продуктивність без стресу на практиці

Розділ 4

Організація робочого часу, простору та інструментів

У другій частині ми рухатимемося від поняттєвого базису та обмеженого застосування майстерності в робочому процесі до повномасштабного впровадження найвдаліших методик. Опановуючи цю програму, люди часто дізнаються про новий рівень розслабленості та контролю, якого вони ще не досягали, але для цього знадобляться покрокові методи. Я покажу вам логічний порядок дій, щоб ви могли якомога легше ввійти у справу й отримати якнайбільше користі від цих технік.

Цей розділ містить багато подробиць, тож вам важко буде їх усі опанувати та застосувати відразу після першого прочитання. Ви знайдете тут вичерпну інструкцію на випадок, якщо вирішите повномасштабно використовувати запропоновану модель, на що може знадобитися два повних дні без перерв. Коли ви почнете крокувати дорогою методики GTD, ви захочете звернутися до цієї інформації та порад ще не раз, аби випробувати їх на новому рівні.

Впровадження — цілковите чи нерегулярне — потребує хитрих прийомів

Якщо ви не впевнені, чи готові до повного використання цих методів, дозвольте запевнити вас, що часто люди беруть з цього матеріалу корисні прийоми. Іноді хороший прийом вартий того, щоби прочитати всю інформацію. Приміром, люди зізнавалися: найцінніше, про що вони довідалися з моїх семінарів, це правило двох хвилин. Такі хитрі прийоми призначені для тих із нас, хто не вельми розумний і не надто свідомий. Найпродуктивніші працівники, яких я знаю, це ті, хто використовує такі прийоми у житті повсякчас. Це також можна сказати і про мене. Наша свідома половина таким чином налаштовує нас на виконання завдань, на що підсвідома половина реагує майже автоматично, створюючи поведінку, яка сприяє продуктивним результатам. Завдяки хитрим прийомам ми стимулюємо себе робити те, що повинні.

Набагато простіше діяти відповідно до своїх почуттів, аніж почуватися відповідно до своїх дій.

— Орваль Хобарт Маурер

Наприклад, якщо ви так само нерегулярно займаєтеся спортом, як я, у вас напевне є свої прийоми, щоб змусити себе тренуватися. Для мене найкращим стимулом став костюм — одяг, який надягаю чи знімаю. Коли я надягаю тренувальний костюм, то почуваюся налаштованим на заняття; коли ж я вдягнутий у щось інше, то і відчуваю, ніби зайнятий чимось іншим.

Розглянемо приклад справжнього ефективного прийому. Чи траплялося так, що ви брали роботу додому, щоб наступного дня принести її до офісу? Очевидно, траплялося. Надзвичайно важливо було не забути її зранку. Де ж ви клали її звечора? Можливо, перед дверима чи просто на ключі, щоб напевне захопити зроблене з собою. Ви цьому десь вчилися? Але ж це складна частина технології самоорганізації, і ви втілюєте її в життя! Напередодні ваша свідомість знала, що зранку підсвідомість навряд чи буде в змозі про щось пам’ятати. «Що це таке отут перед дверима? А, точно, я маю взяти це з собою!»

Це ж насправді чудово. Цей трюк я називаю «покласти перед дверима». От тільки в нашому випадку дверима будуть двері нашої свідомості, а не будинку. Та ідея така сама.

Якщо б ви