Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

просто зараз взяли календар й уважно переглянули кожен пункт на найближчі два тижні, ви б згадали хоча б про одну справу, яка потребує вирішення. І якщо ви запишете цю думку в такий спосіб, що змушуватиме вас діяти, ви почуватиметеся краще, ваша голова буде яснішою, а на одне завдання стане менше. У цьому немає нічого надзвичайного — просто хитрий прийом.

А якщо ви зараз візьмете чистий аркуш паперу з улюбленим знаряддям для письма і на три хвилини зосередитися на проекті, від якого вас проймає дрож, гарантую вам, що у вас з’явиться хоча б одна ідея стосовно нього. Залишається просто занотувати думку на папері та зберегти для подальшого використання. Ви не станете розумнішим, аніж були десять хвилин тому, але зробите щось корисне у професійному та життєвому вимірах.

Секрет ефективного творчого мислення та продуктивної дії полягає в тому, щоб зосереджувати увагу на потрібних речах у потрібний момент.

Навчитися майстерно керувати робочим процесом здебільшого означає планувати дії та відшліфовувати їх так, щоби мислення в необхідному руслі відбувалося автоматично і полегшувало виконувати завдання. Порада налаштувати час, простір та інструменти — це перевірений спосіб упорядкування справ на якісно новому рівні.

Якщо ви серйозно налаштовані здійснити великий крок уперед у системі особистого управління, раджу приділяти чільну увагу деталям і порадам, викладеним далі. Ціле набагато краще за суму окремих доданків. Ви неодмінно переконаєтеся, що виконання цієї програми сприяє справжньому прогресу у справах, якими ви наразі зайняті в житті. Разом ми реалізуємо все, що вам потрібно, у такий новий і ефективний спосіб, і, повірте, це здивує вас.

Приділіть час

Я раджу вам приділити певний час тому, щоб ініціювати цей процес і підготувати робоче місце з належними простором, меблями й інструментами. Якщо ретельно облаштувати та раціоналізувати простір, це може зменшити ваше несвідоме небажання займатися справами, і вам буде навіть приємно взятися до роботи. Ідеальний проміжок часу для більшості людей — це два повних дні. (Нехай вас не відлякує, якщо ви не можете приділити стільки часу: користь принесуть будь-які вправи, які я пропоную, незалежно від того, скільки часу ви на них витрачаєте. Не обов’язково чекати два дні, щоб відчути переваги запропонованих принципів і технік — віддачу від них ви відчуєте одразу.) Приблизно шість годин чи більше знадобиться на повний процес збирання, ще вісім годин — для визначення дій та ухвалення рішень стосовно всіх справ, які ви прагнете втілити та зібрати у вашій системі. Звісно, ви можете збирати та виконувати всі ваші завдання частинами, але набагато простіше взятися за все від початку й до кінця за один підхід.

Не бійтеся робити один сягнистий крок, якщо він необхідний. Ви не перестрибнете через урвище двома маленькими стрибками.

— Девід Ллойд Джордж

Для мене ідеальним часом для роботи з людьми щодо втілення цієї методології є вихідні або свята, оскільки тоді до мінімуму скорочується можливість зовнішніх втручань. Якщо ж я працюю з клієнтом звичайного робочого дня, спершу ми переконуємося, що не заплановано жодних зустрічей і нас потурбують лише у разі надзвичайних подій. Телефонні дзвінки спрямовуються на голосову пошту або приймаються помічниками, щоб опрацювати їх під час перерви. Для цієї діяльності я не раджу використовувати час після основної роботи, оскільки зазвичай людина почувається втомленою і є ризик застрягнути в офісі надовго.

Для багатьох керівників, з якими працюю, зачинитися від світу на два дні поспіль є найважчим у цьому процесі — нелегко пропускати всі зустрічі та переговори, якщо ви на роботі. Ось чому найчастіше ми освоюємо методику на вихідних. Якщо ви працюєте в офісі відкритого типу, то вам ще складніше знайти на це час через невідкладні завдання.

Присвятіть два дні цьому процесу — це сторицею окупиться для вашої продуктивності та психічного здоров’я.

Ця процедура не така вже й складна, просто вона потребує багато розумової енергії, щоб зібрати дані й ухвалити рішення для численних відкритих питань, особливо якщо ви не вирішували їх тривалий період. Якщо ж вас перериватимуть, може знадобитися вдвічі більше часу. Упоравшись з усім за один проміжок часу, ви відчуєте задоволення від контролю та завершеності, у вас з’явиться запас енергії та стимул до творчості. Згодом ви зможете підтримувати вашу систему з незначними зусиллями між основними справами робочого дня.

Організуйте простір

Вам потрібно вибрати фізичне місце, яке слугуватиме центральною диспетчерською кабіною. Якщо ви вже маєте стіл й облаштований простір в офісі, то найкраще почати звідти. Якщо ви працюєте вдома, це буде ваша основна локація. Якщо ж ваш кабінет і там, і там, вам захочеться створити ідентичні, можливо, навіть взаємозамінні системи в обох місцях, хоча все-таки одна буде головною. Якщо у вас немає робочого місця — жодної фізичної точки, де б вам було зручно займатися справами, — слід неодмінно його створити. Навіть якщо у вас здебільшого мобільний високотехнологічний спосіб життя у віртуальній реальності, ви все одно потребуєте особистого простору для базового табору, де можна працювати. Цю програму реально реалізувати, де б ви не працювали, але оптимально починати з основної локації.

Головне, що має бути на робочому місці, — це поверхня для письма, місце для лотків з паперами і простір для основних цифрових пристроїв. Для таких професій, як майстер машинного цеху, приймальна медсестра в лікарні чи дитяча няня, більше нічого не потрібно. Більшість домогосподарів не потребуватимуть великих робочих площ, але й для них важливо мати окреме місце, де можна працювати із записами, поштою, домашніми та родинними проектами, фінансами тощо. Зазвичай такі папери безладно розкидані по кухні, в коридорі, на обідньому столі, на книжкових полицях, що не може не пригнічувати.

Для більшості фахівців робоча поверхня розшириться, адже їм необхідно поставити телефон і зарядний пристрій, комп’ютер, лотки для паперів, шухляди для робочих документів, полички з довідниками. Декому може знадобитися принтер, маркерна дошка і/або обладнання для проведення конференцій. Ті, хто прагне до повної автономії, організують місце для занять спортом, відпочинку та хобі.

Ви потребуєте окремого, індивідуального та автономного робочого місця — вдома, в офісі, навіть у поїздках.

Мати функціональне робоче місце — це дуже важливо. Якщо у вас ще досі його немає, організуйте. Це стосується також і студентів, і тих, хто веде домашнє господарство, і пенсіонерів. Кожному потрібно мати місце, щоб займатися своїми справами.

Якби мені довелося екстрено організовувати робоче місце за декілька хвилин,