Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

професіоналів вважали ділові щоденники стрижнем організованості, та й чимало людей і досі використовують щоденник та електронну пошту як інструменти контролю.) Але разом зі свободою дій з’явилася потреба якісно вирішувати, що саме робити у певний час. Для сортування завдань знадобилися техніки складання переліку справ і вибору пріоритетів, такі, як ABC-аналіз. А це і відповідальність за правильний вибір згідно з вашими пріоритетами.

Найімовірніше, на певному рівні ви дійшли висновку, що діловий щоденник може ефективно впоратися лише з частиною ваших справ. І щоденні списки обов’язків, і спрощене сортування їх за важливістю довели свою непридатність, коли йдеться про обсяги та мінливу природу середньостатистичного навантаження на працівника. Робота і життя складаються з сотень електронних листів і текстів щодня, без жодної можливості проігнорувати хоча б один запит, скаргу, замовлення або повідомлення від фірми чи родини. Мало хто може розраховувати, що розпише всі свої завдання за їхньою важливістю, або що дотримається заздалегідь визначеного списку справ, і жоден телефонний дзвінок, повідомлення чи розмова з керівником або чоловіком/дружиною не зруйнують цей план дощенту.

Загальна картина проти конкретики

Вітри та хвилі завжди на боці найвправніших мореплавців.

— Едвард Гіббон

З другого боку, багато бізнес-посібників, методик, семінарів і гуру як метод розв’язання проблем пропонували подивитися на «загальну картину». Якщо чітко уявити свої мету і цінності, запрацює мислення, наводячи лад, надаючи значення і напрямок нашій роботі. На жаль, на практиці цей гарний намір обдумувати цінності часто не приносить бажаних результатів. Я бачив, як багато таких спроб зазнали невдачі через перелічені нижче причини:

1. Досягти доволі високого рівня сконцентрованості завадять наші щоденні та щогодинні зобов’язання.

2. Через неефективну систему самоорганізації виникає підсвідомий опір започаткуванню більш масштабних проектів і постановці мети вищого рівня, оскільки їх не вдасться реалізувати на належному рівні, а це своєю чергою ще більше відволікатиме і спричинить стрес.

3. Якщо уявити найвищі рівні та цінності, підніметься загальна планка стандартів, і тоді ми помітимо безліч дрібниць, що потребують змін. І нам стає зле від навали справ, які потрібно владнати. А звідки взялося стільки справ у наших списках для негайного виконання? Від наших цінностей!

Зосередитися на основних результатах і цінностях, безперечно, важливо. У такий спосіб виробляються критерії, за якими можна ухвалювати складні рішення, визначати, які справи пригальмувати, а на яких зосередитися більше з-поміж інших. Але це не означає, що роботи поменшає чи в процесі її виконання зникнуть складнощі. Якраз навпаки: ставки в грі, яка триває день у день, лише зростуть. Наприклад, для менеджера з питань роботи з персоналом рішення дотримувати високих стандартів праці, щоб залучити й утримати найкращих працівників, не спростить завдання. Не полегшає і матері, яка усвідомить, що до того часу, як донька-підліток залишить дім і вирушить на роботу чи навчання, зосталося лише декілька місяців канікул, протягом яких їй потрібно передати весь важливий досвід. Зростання якості нашого мислення та зобов’язань не зменшує кількості потенційно потрібних і важливих завдань для виконання.

Хаос не є проблемою; кількість часу, що знадобиться на впорядкування, — ось де справжній виклик.

— Док Чілдре і Брюс Краєр

У нашій культурі інтелектуальної праці дечого бракує: системи з відповідною поведінкою та інструментарієм, яка функціонує ефективно на такому ж рівні, на якому виконується робота. Така система має об’єднувати результати від бачення загальної картини з найдрібнішими деталями. Вона повинна розкладати пріоритети на багато рівнів, щодня контролювати сотні одиниць вхідної інформації, заощадити більше часу та зусиль, аніж потрібно, щоб підтримувати її саму, і як остаточний підсумок полегшити процес упорядкування справ.

Перспектива: рівень цілковито підготовленого майстра бойових мистецтв

Уявіть собі на хвильку, що ситуація у вашому житті під контролем повсякчас і на всіх рівнях, що ваш розум цілком ясний і ніщо не підштовхує вас до непродуктивних дій, що ви можете приділити стовідсоткову увагу конкретній справі — за вашим вибором і без жодних відволікань.

Ми відмовляємося від життя, якщо приділяємо чомусь недостатню увагу: чи то миттю вікон, чи написанню шедевра.

— Надя Буланже

Це можливо. Є спосіб утримувати все в руках, залишаючись при цьому спокійним, і займатися справді важливими справами з мінімумом зусиль в усіх сферах роботи і життя. У цьому складному світі, де доводиться жити, ви можете відчути той стан, який у бойових мистецтвах називають «свідомість, як вода», а у професійній атлетиці — «потоком». Найімовірніше, ви вже інколи перебували в цьому стані.

Це умова роботи і життя, за якої розум прояснений і працює конструктивно. Цього стану може досягти кожен, і його дедалі більше потребують люди, щоб ефективно діяти в нашому динамічному столітті. І надалі він необхідний тим, хто бажає постійно зберігати рівновагу, домагатися високих результатів у роботі та накопичувати позитивний життєвий світогляд. Спортсмен світового класу з академічного веслування Крейґ Ламберт так описав це відчуття у книжці «Розум над водою» (Houghton Mifflin, 1998):

«В академічному веслуванні такий стан без спротиву називають гойдалкою... Згадайте ту чисту радість, з якою у дитинстві ви гойдалися на подвір’ї: легкі рухи, імпульс від самої гойдалки. Гойдалка несе нас, ми не силуємо її. Ми відштовхуємося ногами, щоб злетіти вище, але здебільшого земне тяжіння виконує всю роботу. Ми не стільки гойдаємося, як нас гойдає. Човен вас несе. Він хоче рухатися швидше: швидкість співає в його лініях і в природі. Наше завдння — просто працювати разом із човном, не стримувати його своїми судомними зусиллями, плисти швидше. Надмірні зусилля нівелюють швидкість човна. Спроби стають прагненнями, а прагнення знищують самі себе. Деякі люди прагнуть піднятися соціальними щаблями до рівня аристократів, але їхні зусилля доводять, що вони ними не є. Аристократи не прагнуть, вони вже мають свій статус. Гойдалка — це стан отриманого результату».

Коли «свідомість, як вода»

Поняття «свідомість, як вода» використовується в карате, щоб охарактеризувати стан повної готовності. Уявіть, що ви кинули камінець у плесо ставка. Як реагує вода? Відповідно до сили й маси докладеного зусилля, відтак повертається до попереднього спокійного стану. Реакцію не перебільшено і не применшено.

Ваша здатність породжувати енергію прямо пропорційна вашій здатності розслаблятися.

Вода є водою і поводиться так, як це їй властиво. Вона може затопити, але її не затопиш. Вона може бути спокійною, але не відчуває нетерпіння. Її можна змусити змінити русло, але цим її не розчарувати. Вловлюєте?

Сила удару в